Händelsen måste bli tydlig direkt
Flödet börjar när en person sjukanmäler sig, avbokar eller uteblir från ett planerat pass. Rätt pass, tid, plats och kund behöver identifieras innan någon börjar ringa runt.
MAOS ska inte anta varför personen saknas eller att en viss kollega är tillgänglig. Bekräftad frånvaro, publicerat schema och godkända kontaktvägar är källor som måste hållas isär.
Ersättare är ett förslag, inte ett automatiskt beslut
Ett förberett underlag kan visa personer som enligt kända uppgifter har rätt kompetens, tillgänglighet och rimlig arbetstid. Konflikter, vila, behörighet, nycklar, introduktion och kundspecifika krav ska markeras.
Arbetsledaren avgör vem som ska kontaktas, i vilken ordning och om kunden behöver informeras. Ingen ska bokas eller meddelas enbart för att en modell har rangordnat ett alternativ.
Kvittot visar att luckan verkligen är löst
Ett namn i schemat räcker inte. Det behöver gå att se att personen har tackat ja, att rätt tid och plats har bekräftats och att berörda system eller kunder har uppdaterats.
Om ingen behörig person bekräftar passet ska flödet stanna med en tydlig signal till ansvarig person. Det är bättre än att skapa en falsk känsla av att bemanningen är löst.