1. Händelsen säkras

Arbetsflödet börjar i den ursprungliga inkorgen. Avsändare, tid, bilagor och tråd hör ihop och får inte reduceras till lösryckta textbitar.

Systemet klassificerar inte personen eller avsikten längre än underlaget tillåter. Otydlighet blir en kontrollfråga.

2. Underlaget förbereds

Frågan bryts ner i vad som efterfrågas, vilka källor som får användas och vilken tidsgräns som gäller. Befintliga dokument och tidigare beslut kan föreslås, men okända fakta fylls inte ut.

Resultatet är ett utkast som går att kontrollera med källor, luckor och ett tydligt förslag på nästa steg.

3. Människan avgör och systemet kvitterar

Den ansvariga personen läser, ändrar, stoppar eller godkänner. Ett automatiskt utkast är inte ett automatiskt utskick.

Efter godkännandet ska flödet kunna visa vilket underlag som användes och vilket beslut som togs. Det gör att ni kan följa upp flödet över tid.